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# GUI-Bedienanleitung – PDF-Umbenenner
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Diese Anleitung beschreibt die JavaFX-Desktop-GUI des PDF-Umbenenners. Sie richtet sich an
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Endbenutzer und Betreuer, die die Konfiguration der Anwendung über die grafische Oberfläche
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verwalten und technisch prüfen möchten.
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## 1. Zweck und Scope der GUI
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Die GUI gliedert sich in vier feste Tabs:
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- **Tab 1 „Konfiguration"** – Editor, Validierungsoberfläche und technische
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Test-/Diagnoseoberfläche für die `.properties`-Datei.
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- **Tab 2 „Verarbeitungslauf"** – Start eines Batch-Laufs aus der GUI mit
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Live-Fortschritt, Ergebnisliste und KI-Begründung je Dokument (siehe Abschnitt 13).
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- **Tab 3 „Verlauf"** – Ansicht aller bisher verarbeiteten Dokumente mit Status
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und Verarbeitungsdetails aus der SQLite-Datenbank (siehe Abschnitt 16).
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- **Tab 4 „Prompt"** – Editor zum Lesen, Bearbeiten und Speichern der
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konfigurierten KI-Prompt-Datei (siehe Abschnitt 17).
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Am unteren Fensterrand ist permanent eine **Statuszeile** sichtbar (siehe Abschnitt 18).
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Für unbeaufsichtigte, geplante Läufe (z. B. Windows Task Scheduler) bleibt
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`--headless` der empfohlene Weg.
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## 2. Startzustände
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### 2.1 GUI-Standardstart
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Wird die Anwendung ohne CLI-Argumente gestartet, öffnet sich die JavaFX-Desktop-GUI
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**maximiert** (Vollbild).
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Wurde bei einem früheren Start eine Konfigurationsdatei geladen, wird diese automatisch
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erneut geladen. Der zuletzt verwendete Pfad wird systemseitig gespeichert
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(`java.util.prefs.Preferences`). Existiert die Datei nicht mehr, startet die GUI ohne
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Fehlermeldung mit dem Willkommenstext — es erscheint kein Dialog und kein Fehler.
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Beim allerersten Start (oder wenn noch keine Datei geladen wurde) zeigt die GUI einen
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deutschen Willkommenstext mit dem Hinweis, über „Neu" eine Standardvorlage zu erzeugen
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oder über „Öffnen" eine bestehende `.properties`-Datei zu laden.
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### 2.2 Start mit `--config <pfad>` (gültige Datei)
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Wird beim Start eine gültige `.properties`-Datei über `--config <pfad>` angegeben,
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lädt die GUI diese Datei automatisch und zeigt den Inhalt im Editor an. Der Pfad
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wird im Header angezeigt.
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### 2.3 Start mit `--config <pfad>` (ungültiger oder nicht vorhandener Pfad)
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Zeigt der angegebene Pfad auf eine nicht vorhandene oder nicht lesbare Datei,
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erscheint eine Fehlermeldung im zentralen Meldungsbereich. Danach verhält sich die
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GUI so, als wäre `--config` nicht angegeben worden: Es erscheint der Willkommenstext,
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und der Benutzer kann manuell eine Datei öffnen oder eine neue Konfiguration anlegen.
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Im Unterschied zum headless Betrieb ist dies kein harter Startfehler – die GUI
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bleibt vollständig bedienbar.
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### 2.4 GUI-Startfehler vor Anzeige der Oberfläche
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Tritt vor der erfolgreichen Anzeige der grafischen Oberfläche ein nicht behebbarer
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Fehler auf (z. B. fehlende JavaFX-Laufzeit, schwerwiegender Bootstrap-Fehler),
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beendet sich die Anwendung mit Exit-Code `1`. In diesem Fall wird keine Oberfläche
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angezeigt.
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## 3. Header und Meldungsbereich
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### 3.1 Header
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Der Header oben im Fenster zeigt den Pfad der aktuell geladenen `.properties`-Datei.
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Ist keine Datei geladen, bleibt der Pfadbereich leer oder zeigt einen entsprechenden
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Hinweis.
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Sobald ungespeicherte Änderungen vorliegen, erscheinen zwei visuelle Markierungen:
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- ein kleines **„geändert"**-Label im Header
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- ein führendes **`*`** im Fenstertitel
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Diese Markierungen verschwinden, sobald die Datei gespeichert wurde oder Änderungen
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verworfen werden.
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### 3.2 Zentraler Meldungsbereich
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Am unteren Ende der GUI befindet sich ein großer Meldungsbereich. Er ist
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dauerhaft sichtbar und zeigt Ergebnisse von Validierungen, technischen Tests,
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Migrationsmeldungen und sonstige Statusinformationen.
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Der Meldungsbereich verwendet vier feste Stufen:
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| Stufe | Präfix | Farbe des Präfix |
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|-------|--------|------------------|
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| **Info** | `Info:` | Blau |
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| **Hinweis** | `Hinweis:` | Grün |
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| **Warnung** | `Warnung:` | Orange |
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| **Fehler** | `Fehler:` | Rot |
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Nur das Präfix am Zeilenanfang wird farbig dargestellt. Der eigentliche
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Meldungstext derselben Zeile ist immer schwarz. Die vier Stufen dienen
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ausschließlich der visuellen Einordnung; sie verhindern das Speichern nicht.
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#### Meldungen kopieren
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Einzelne oder mehrere Meldungen können markiert und in die Zwischenablage
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kopiert werden:
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- **Einzelne Zeile markieren:** Meldung anklicken
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- **Mehrere Zeilen markieren:** Shift+Klick (Bereich) oder Strg+Klick (Einzelauswahl)
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- **Alle Zeilen markieren:** Strg+A
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- **Markierte Zeilen kopieren:** Strg+C
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Per Rechtsklick steht zusätzlich ein Kontextmenü zur Verfügung:
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| Eintrag | Wirkung |
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|---------|---------|
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| **Meldung kopieren** | Kopiert alle markierten Zeilen in die Zwischenablage (nur aktiv, wenn eine Auswahl besteht) |
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| **Alle Meldungen kopieren** | Kopiert alle aktuell angezeigten Meldungen in die Zwischenablage |
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#### Meldungen leeren
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Unterhalb des Meldungsbereichs befindet sich links der Button **„Meldungen leeren"**.
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Ein Klick darauf entfernt alle aktuell angezeigten Meldungen sofort und
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vollständig.
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Darüber hinaus wird der Meldungsbereich in folgenden Situationen automatisch
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geleert, sodass keine Meldungen aus einem früheren Vorgang sichtbar bleiben:
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| Aktion | Verhalten |
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|--------|-----------|
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| **Neu** | Meldungsbereich wird vor der neuen Konfiguration geleert |
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| **Öffnen** | Meldungsbereich wird vor der geladenen Konfiguration geleert |
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| **Validieren** | Meldungsbereich wird geleert; danach erscheinen ausschließlich die Befunde des aktuellen Durchlaufs |
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| **Technische Tests ausführen** | Meldungsbereich wird geleert; danach erscheinen ausschließlich die Befunde des aktuellen Durchlaufs |
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## 4. Aktionen
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### 4.1 Neu
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Erzeugt eine neue Konfiguration aus der internen Standardvorlage. Die Vorlage
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enthält sinnvolle Standardwerte und beide bekannten Provider-Blöcke (Claude und
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OpenAI-kompatibel). Standardmäßig ist der alphabetisch erste Provider (Claude)
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als aktiver Provider vorbelegt.
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Sind zum Zeitpunkt der Aktion ungespeicherte Änderungen vorhanden, erscheint
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der Schutzdialog (siehe Abschnitt 8).
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### 4.2 Öffnen
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Öffnet einen nativen Dateidialog gefiltert auf `*.properties`-Dateien. Die
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ausgewählte Datei wird geladen und im Editor angezeigt.
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Enthält die Datei das ältere Legacy-Format (flache `api.*`-Schlüssel), wird sie
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automatisch ins aktuelle Mehrprovider-Schema migriert. Vor der Migration wird eine
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`.bak`-Sicherung der Originaldatei angelegt (siehe Abschnitt 9). Die durchgeführte
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Migration wird im zentralen Meldungsbereich sichtbar gemeldet.
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Sind zum Zeitpunkt der Aktion ungespeicherte Änderungen vorhanden, erscheint
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der Schutzdialog (siehe Abschnitt 8).
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### 4.3 Speichern
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Schreibt den aktuellen Editorstand in die zuletzt geladene oder gespeicherte Datei.
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Ist die Konfiguration neu und wurde noch nie gespeichert, verhält sich „Speichern"
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wie „Speichern unter": Es wird ein Dateidialog geöffnet und ein Speicherpfad
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erfragt.
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### 4.4 Speichern unter
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Öffnet einen nativen Dateidialog gefiltert auf `*.properties`-Dateien. Als
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Vorschlagspfad wird `config/application.properties` relativ zum aktuellen
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Arbeitsverzeichnis verwendet. Damit ist die gespeicherte Datei ohne weitere
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Schritte für den nächsten headless Batch-Lauf nutzbar.
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Zeigt der Dialog auf eine bereits existierende Datei, erscheint eine
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Rückfrage „Datei überschreiben?". Bei Bestätigung wird vor dem Überschreiben
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automatisch eine `.bak`-Sicherung angelegt (siehe Abschnitt 9).
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Kommentare und Schlüsselreihenfolge der `.properties`-Datei werden beim
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Speichern normalisiert.
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### 4.5 Validieren
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Führt eine explizite, nicht-schreibende Gesamtprüfung des aktuellen Editorzustands
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durch. Die Prüfung läuft lokal ohne Netzwerkzugriff und umfasst dieselben
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Regelprüfungen wie die automatische Hintergrundvalidierung, kann aber zusätzliche
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lokale Prüfpunkte zusammenführen.
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Die Prüfung arbeitet auf dem **aktuellen GUI-Zustand**, also auch auf ungespeicherten
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Änderungen. Die Datei wird dabei **nicht** implizit gespeichert.
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Ergebnisse erscheinen im zentralen Meldungsbereich und als feldnahe
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Fehlermeldungen direkt unter den betroffenen Eingabefeldern.
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### 4.6 Technische Tests ausführen
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Führt eine umfassende technische Prüfung des aktuellen Editorzustands durch,
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einschließlich provider-naher Tests mit Netzwerkzugriff. Alle Prüfpunkte werden
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vollständig und gesammelt durchlaufen; die Aktion bricht bei einem Einzelfehler
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nicht ab.
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Geprüft werden unter anderem:
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- `.properties`-Datei und Provider-Konfiguration
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- Erreichbarkeit von Base-URL bzw. Endpoint
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- Vorhandensein und technische Akzeptanz des API-Keys
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- Abrufbarkeit der Modellliste
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- Plausibilität des gewählten Modells
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- Vorhandensein und Lesbarkeit der Prompt-Datei
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- Quellordner (vorhanden und lesbar)
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- Zielordner (vorhanden oder anlegbar und beschreibbar)
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- SQLite-Datei bzw. -Pfad
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Die Tests arbeiten auf dem **aktuellen GUI-Zustand** ohne implizites Speichern.
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Wenn ungespeicherte Änderungen vorliegen, ist ein entsprechender Hinweis
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zweckmäßig.
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Bestimmte Befunde können durch korrigierende Maßnahmen behoben werden (z. B.
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Zielordner anlegen, SQLite-Datei anlegen, fehlende Prompt-Datei mit einem
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deutschen Standardinhalt erzeugen). Diese Korrekturen erfolgen **nicht** still im
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Hintergrund, sondern erst nach Bestätigung eines gesammelten Bestätigungsdialogs
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(„Folgende Korrekturen werden durchgeführt … Fortfahren?").
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Die automatisch erzeugte Prompt-Datei enthält einen deutschen Standardprompt,
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der ohne weitere Anpassung funktioniert. Ein Beispiel dieses Standardprompts liegt
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unter [`docs/examples/prompt.txt`](../docs/examples/prompt.txt).
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Nicht automatisch korrigierbar sind insbesondere: falscher API-Key,
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unerreichbare Base-URL, nicht verfügbare Modellliste, sonstige externe
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technische Fehler.
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### 4.7 Modelle neu laden
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Ruft die Modellliste des aktuell ausgewählten Providers erneut über einen
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Hintergrund-Worker-Thread ab. Der gleiche Abruf wird auch automatisch bei jedem
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Providerwechsel ausgelöst.
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## 5. Feldnahe Fehlermeldungen
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Direkt unter bestimmten Eingabefeldern kann die GUI kleine, rote,
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deutschsprachige Hinweise einblenden, wenn der eingetragene Wert fehlerhaft oder
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riskant ist. Diese feldnahen Meldungen ergänzen den zentralen Meldungsbereich
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und ersetzen ihn nicht.
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Feldnahe Meldungen erscheinen nach einer Validierung oder nach dem Ausführen der
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technischen Tests. Sie verschwinden, sobald der Fehler behoben und eine neue
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Prüfung durchgeführt wurde.
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## 6. Automatische Hintergrundvalidierung
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Eine geladene Konfiguration wird sofort beim Öffnen geprüft. Während der
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Bearbeitung aktualisiert die Validierung ihre Ergebnisse kontinuierlich im
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Hintergrund. Ergebnisse werden im zentralen Meldungsbereich und als feldnahe
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Hinweise angezeigt.
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Die automatische Validierung unterscheidet:
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- **Fehler:** Der Konfigurationsstand ist nicht lauffähig.
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- **Warnungen:** Die Einstellung ist technisch akzeptabel, aber riskant oder
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unüblich. Beispiele: sehr hohe `max.text.characters`-Werte, ungewöhnliche
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Timeouts.
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- **Hinweise:** Informationen ohne Handlungsbedarf.
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Warnungen und Hinweise verhindern das Speichern nicht. Vor dem Speichern eines
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als **nicht lauffähig** markierten Stands erscheint jedoch eine deutlich sichtbare
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Warnung im zentralen Meldungsbereich, die ausdrücklich auf mögliche Auswirkungen
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auf den nächsten headless Lauf hinweist. Speichern ist dennoch erlaubt.
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Wirtschaftliche Warnschwellen für `max.text.characters`:
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| Wertebereich | Bewertung |
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|---|---|
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| bis 1.000 | unkritisch |
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| 1.001 – 3.000 | Warnung |
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| ab 3.001 | starke Warnung |
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**Standard-Default der GUI-Vorlage:** 1.000 Zeichen (unkritisch)
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`max.pages` wird als Plausibilitäts- und Performance-Hinweis behandelt.
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Validierungsregeln für `max.title.length` (Feld „Max. Titellänge (Zeichen)" im Bereich „Verarbeitungslimits"):
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| Wertebereich | Bewertung |
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|---|---|
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| Kein Wert / leer | Fehler – Pflichtfeld, Konfiguration nicht lauffähig |
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| Keine Ganzzahl (z. B. „abc") | Fehler – ungültiger Typ |
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| Kleiner als 10 | Fehler – Minimum ist 10 Zeichen |
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| 10 – 39 | Warnung – Titellänge unter 40 Zeichen – KI-Ergebnisse können unvollständig sein, da Absender allein bereits 15–20 Zeichen benötigt |
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| 40 – 99 | Normaler Betrieb, keine Meldung |
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| 100 – 120 | Warnung – Hohe Titellänge – Kompatibilität mit verschlüsselten Volumes prüfen |
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| Größer als 120 | Fehler – überschreitet sicheres Limit für verschlüsselte Volumes |
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Warnungen verhindern das Speichern nicht. Fehler markieren den Stand als nicht lauffähig; Speichern ist dennoch erlaubt, jedoch erscheint ein deutlicher Hinweis im Meldungsbereich.
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## 7. Provider-Bedienung und Modellabruf
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### 7.1 Provider-ComboBox
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Im Bereich „Provider" befindet sich eine ComboBox zur Auswahl des aktiven
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Providers. In V2.0 stehen zwei Einträge zur Verfügung:
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- **Claude**
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- **OpenAI-kompatibel**
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Nur der aktuell ausgewählte Provider-Bereich ist im Formular sichtbar. Der
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verdeckte Provider-Block behält seine Daten; ein Providerwechsel löscht die
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Konfiguration des anderen Blocks nicht.
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### 7.2 Automatischer Modellabruf
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Bei jedem Providerwechsel startet der Modellabruf automatisch auf einem
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Hintergrund-Worker-Thread. Wird die Modellliste erfolgreich geladen, erscheint
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eine nicht editierbare ComboBox mit den verfügbaren Modellen. Das erste Modell
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der Liste ist automatisch vorbelegt.
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Kann keine Modellliste abgerufen werden (z. B. wegen fehlendem oder falschem
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API-Key, unerreichbarem Endpoint), erscheint statt der ComboBox ein leeres
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Texteingabefeld. In diesem Fall muss der Modellname manuell eingetragen werden.
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Wurde zuvor ein Modellname manuell eingetragen und wird später eine echte
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Modellliste geladen, in der dieser Wert nicht vorkommt, wird der manuell
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eingetragene Modellname verworfen. Es wird dann das erste Modell der Liste
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vorbelegt.
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## 8. Dirty-State und Schutzdialoge
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Sobald eine geladene oder neu erzeugte Konfiguration bearbeitet wird, gilt der
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Editor als „dirty" (ungespeicherte Änderungen). Zwei visuelle Markierungen
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zeigen diesen Zustand an:
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- Ein **`*`**-Präfix im Fenstertitel
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- Ein kleines **„geändert"**-Label im Header
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Vor den Aktionen „Neu", „Öffnen" und beim Schließen des Fensters prüft die GUI,
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ob ungespeicherte Änderungen vorhanden sind. Ist dies der Fall, erscheint ein
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Schutzdialog mit drei Optionen:
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| Option | Wirkung |
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|--------|---------|
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| **Speichern** | Speichert die Änderungen und führt die Aktion danach aus |
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| **Verwerfen** | Verwirft die Änderungen und führt die Aktion aus |
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| **Abbrechen** | Bricht die Aktion ab; die Änderungen bleiben erhalten |
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## 9. `.bak`-Sicherung beim Überschreiben und Legacy-Migration
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### 9.1 Sicherung beim Überschreiben
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Bevor eine bestehende `.properties`-Datei überschrieben wird, legt die GUI
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automatisch eine Sicherungskopie an:
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- Standardfall: `<dateiname>.bak` (im selben Verzeichnis)
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- Falls `.bak` bereits existiert: `<dateiname>.bak.1`, `.bak.2`, …
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||
- Bestehende Sicherungen werden **niemals überschrieben**.
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||
Dieses Schema gilt sowohl für „Speichern unter" bei existierendem Ziel als auch
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für die Legacy-Migration beim Öffnen.
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### 9.2 Legacy-Migration
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||
Ältere `.properties`-Dateien, die noch die flachen Schlüssel `api.baseUrl`,
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`api.model`, `api.timeoutSeconds` und `api.key` verwenden, erkennt die GUI beim
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Öffnen automatisch als Legacy-Format. Sie führt folgende Schritte durch:
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1. `.bak`-Sicherung der Originaldatei anlegen (nach dem Schema aus 9.1)
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2. Inhalt ins aktuelle Mehrprovider-Schema überführen:
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- Legacy-Werte werden dem Namensraum `openai-compatible` zugeordnet
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- `ai.provider.active=openai-compatible` wird ergänzt
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3. Die migrierte Konfiguration wird im Editor angezeigt
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Die durchgeführte Migration wird im zentralen Meldungsbereich sichtbar gemeldet,
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damit der Benutzer die Änderung nachvollziehen kann.
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## 10. API-Key-Auflösungsreihenfolge
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Der API-Key eines Providers wird in folgender Priorität aufgelöst:
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1. **Providerspezifische Umgebungsvariable** (höchste Priorität)
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2. Für **OpenAI-kompatibel** zusätzlich: Legacy-Umgebungsvariable
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`PDF_UMBENENNER_API_KEY` (aus dem früheren Einzelprovider-Stand)
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3. **Property-Wert** in der `.properties`-Datei
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| Provider | Providerspezifische Umgebungsvariable |
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|---|---|
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| Claude | `ANTHROPIC_API_KEY` |
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| OpenAI-kompatibel | `OPENAI_COMPATIBLE_API_KEY` |
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||
Für **OpenAI-kompatibel** wird zusätzlich die Legacy-Variable
|
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`PDF_UMBENENNER_API_KEY` akzeptiert, falls die providerspezifische Variable
|
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nicht gesetzt ist. Für Claude gibt es keine Legacy-Variable.
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||
Die GUI zeigt unterhalb des API-Key-Felds die Herkunft des aktuell wirksamen
|
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Schlüssels an. Greift eine Umgebungsvariable, erscheint ein Hinweis mit dem
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Namen der Variablen (z. B. „Aktuell wirksam aus Umgebungsvariable
|
||
`ANTHROPIC_API_KEY`"). Ist kein Schlüssel aus keiner Quelle verfügbar, erscheint
|
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eine Warnung.
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||
Das API-Key-Feld ist ein normales, unmaskiertes Textfeld. Ein leeres Feld entfernt
|
||
den vorhandenen Property-Wert **nicht** stillschweigend, solange keine
|
||
Umgebungsvariable greift. In diesem Fall bleibt der bestehende Property-Wert
|
||
erhalten, und die GUI zeigt eine deutliche Warnung.
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## 11. Pfadfelder und Datei-/Ordnerdialoge
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||
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||
Für die folgenden Konfigurationswerte stellt die GUI je ein Texteingabefeld
|
||
sowie einen kleinen Button zum Öffnen des nativen Dialogs bereit:
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||
|
||
| Feld | Dialog-Typ |
|
||
|------|------------|
|
||
| Quellordner | Ordnerdialog |
|
||
| Zielordner | Ordnerdialog |
|
||
| SQLite-Datei | Dateidialog |
|
||
| Prompt-Datei | Dateidialog |
|
||
|
||
Pfade können auch direkt ins Texteingabefeld eingegeben werden, ohne den Dialog
|
||
zu nutzen.
|
||
|
||
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## 12. Windows-Hinweise zu gemappten Laufwerken
|
||
|
||
Die GUI sowie alle zugehörigen Pfadprüfungen akzeptieren Windows-Laufwerksbuchstaben
|
||
wie `S:\`, `H:\` oder `C:\`. Gemappte Netzlaufwerke werden ausdrücklich unterstützt
|
||
und werden nicht allein wegen eines dahinterliegenden UNC-Pfads abgelehnt.
|
||
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||
UNC-Pfade (z. B. `\\server\freigabe\pfad\`) werden ebenfalls akzeptiert, sind aber
|
||
nicht das primäre Format für den GUI-Betrieb.
|
||
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||
Die GUI wird offiziell nur unter **Windows** unterstützt.
|
||
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||
## 13. Tab „Verarbeitungslauf" (live-Verfolgung)
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||
Der zweite Tab „Verarbeitungslauf" startet einen Batch-Lauf direkt aus der GUI und
|
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zeigt dessen Fortschritt in Echtzeit an.
|
||
|
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### Layout
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||
- **Fortschrittsbalken** mit Zähler (`n / m Dateien`) im Kopfbereich
|
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- **Ergebnisliste** (scrollbar) mit einer Zeile pro abgeschlossener Datei
|
||
- **Seitenbereich** rechts neben der Liste für die KI-Begründung
|
||
- **Meldungs- und Zusammenfassungsbereich** unter der Liste
|
||
- Aktionsknöpfe **Starten** und **Abbrechen**
|
||
|
||
### Konfigurationsquelle
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Der Lauf verwendet ausschließlich den **zuletzt gespeicherten Stand** der
|
||
`.properties`-Datei. Ungespeicherte Änderungen im Konfigurations-Editor fließen **nicht**
|
||
in den Lauf ein. Vor dem Start muss die Konfiguration daher gespeichert sein.
|
||
|
||
### Start und Verlauf
|
||
- Beim Start wird die Dateimenge **einmalig** bestimmt; der Nenner des Fortschrittsbalkens
|
||
bleibt während des Laufs konstant.
|
||
- Nach jeder abgeschlossenen Datei erscheint ohne manuellen Refresh eine neue Zeile mit
|
||
den fünf Spalten **Status-Icon**, **Originaldateiname**, **Neuer Dateiname**, **Datum**
|
||
und **Dauer**.
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||
- Für `FAILED_*`-Zeilen und `SKIPPED_FINAL_FAILURE`-Zeilen wird in den Spalten
|
||
„Neuer Dateiname" und „Datum" ein Gedankenstrich `—` eingetragen.
|
||
`SKIPPED_ALREADY_PROCESSED`-Zeilen zeigen in der Spalte „Neuer Dateiname" den
|
||
historischen Zieldateinamen aus dem letzten erfolgreichen Lauf; „Datum" bleibt `—`.
|
||
- Status-Icons (Unicode-Zeichen mit Farbe):
|
||
|
||
| Symbol | Farbe | Bedeutung |
|
||
|--------|-------|-----------|
|
||
| `✓` | Grün | Erfolgreich |
|
||
| `↻` | Orange | Fehlgeschlagen (wiederholbar) |
|
||
| `×` | Rot | Fehlgeschlagen (permanent) |
|
||
| `≡` | Grau | Übersprungen (bereits erfolgreich verarbeitet) |
|
||
| `⊘` | Dunkelgrau | Übersprungen (endgültig fehlgeschlagen) |
|
||
| `⟳` | Grau | Zurückgesetzt – wartet auf nächsten Lauf |
|
||
|
||
Farbe ist niemals das einzige Unterscheidungsmerkmal – Icon und Tooltip beschreiben
|
||
den Status auch ohne Farbwahrnehmung eindeutig. Die vollständige Status-Mapping-Tabelle
|
||
mit Tooltips ist in Abschnitt 19 beschrieben.
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- Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Detailbereich rechts. Für `FAILED_*`-Einträge
|
||
zeigt der Detailbereich eine übersetzte Fehlermeldung (Präfix `⚠`) anstelle des
|
||
KI-Reasonings. Liegt weder Reasoning noch Fehlermeldung vor, erscheint der
|
||
Hinweistext „Für diesen Eintrag liegt kein KI-Reasoning vor.".
|
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- Nach Laufende erscheint das **Summary-Banner** unterhalb des Fortschrittsbalkens
|
||
(siehe Abschnitt 13c).
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### Soft-Stop
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Der Knopf **Abbrechen** löst einen **Soft-Stop** aus: die aktuell in Bearbeitung
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||
befindliche Datei wird vollständig fertig verarbeitet, anschließend wird der Lauf sauber
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beendet — keine halbfertigen Zustände in der SQLite-Datenbank.
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||
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### Sperre von Tab 1 während eines Laufs
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Während eines laufenden Verarbeitungslaufs ist Tab 1 „Konfiguration" gesperrt. Ein
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sichtbarer Hinweis erinnert daran, dass die Konfiguration während des Laufs nicht
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editierbar ist. Nach Abschluss, Abbruch oder einer unerwarteten Ausnahme wird Tab 1
|
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automatisch wieder freigegeben.
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### Fenster schließen während eines Laufs
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||
Versucht der Benutzer das Fenster zu schließen, während ein Lauf aktiv ist, erscheint ein
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||
Hinweisdialog mit zwei Optionen:
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- **Nicht schließen** – der Lauf läuft unverändert weiter
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- **Lauf beenden und schließen** – ein Soft-Stop wird ausgelöst; nach Abschluss der
|
||
aktuellen Datei schließt die Anwendung
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||
### Grenzen und Hinweise
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||
- Pro Anwendungsinstanz ist genau **ein** Verarbeitungslauf gleichzeitig zulässig. Ein
|
||
zweiter Startversuch während eines laufenden Laufs wird mit der Meldung „Ein
|
||
Verarbeitungslauf ist bereits aktiv." verweigert.
|
||
- Ein **gleichzeitiger externer headless Lauf** (Windows Task Scheduler) wird weder
|
||
aktiv erkannt noch technisch geblockt. Der Benutzer ist selbst verantwortlich,
|
||
parallele Läufe zu vermeiden.
|
||
- Startet der Lauf mit einem leeren Quellordner, erscheint der Hinweis „Keine
|
||
verarbeitbaren Dateien im Quellordner gefunden" und die Zusammenfassung
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||
`0 erfolgreich, 0 fehlgeschlagen, 0 übersprungen` wird eingetragen.
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---
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## 13a. Selektion, Wiederverarbeitung und Status-Reset (V2.8)
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Nach Abschluss eines Verarbeitungslaufs können einzelne oder mehrere Dateien aus der
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Ergebnisliste gezielt erneut verarbeitet oder deren Status zurückgesetzt werden.
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### Selektion in der Ergebnisliste
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- Jede Zeile hat eine **Checkbox** am linken Rand
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||
- Zusätzlich eine **Master-Checkbox** oberhalb der Liste zum Auswählen/Abwählen aller Einträge
|
||
- **Zeilenklick** (auf Text/Status-Icon) repräsentiert dieselbe Selektionsmenge wie die Checkbox
|
||
- **Shift/Strg-Mehrfachselektion** funktioniert wie im Windows Explorer
|
||
- Shift+Klick: Bereich vom letzten zur aktuellen Zeile
|
||
- Strg+Klick: einzelne Zeilen hinzufügen/entfernen
|
||
- Alle vier Statustypen sind selektierbar: ✅ erfolgreich, ⚠️ retryable, ❌ permanent, ⏭️ übersprungen
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||
- Die Selektion bleibt nach Aktionen erhalten, bis ein neuer Lauf gestartet wird
|
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||
### Button „Erneut verarbeiten"
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**Wann nutzen:** Der KI-Prompt wurde geändert, das Modell gewechselt oder die Verarbeitung einer Datei
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muss aus anderen Gründen wiederholt werden – und das Ergebnis soll sofort verfügbar sein.
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**Was passiert:**
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1. Wird ein Button-Klick ausgelöst, wird die aktuelle Selektion als **Snapshot** erfasst
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2. Der DB-Status aller selektierten Einträge wird zurückgesetzt
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||
3. Ein **Mini-Lauf** startet sofort und verarbeitet nur diese Dateien
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||
4. Unselektierte Einträge bleiben unverändert in der Liste
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||
5. Die Mini-Lauf-Ergebnisse werden live in den selektierten Zeilen aktualisiert
|
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**Besonderheiten:**
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- Verarbeitet die KI wieder denselben Dateinamen wie der vorherige erfolgreiche Lauf,
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erfolgt **keine erneute Kopie** – der Eintrag erhält Status ✅ erfolgreich
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- Ist die Quelldatei nicht mehr vorhanden, erhält der Eintrag Status ❌ permanent fehlgeschlagen
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mit Meldung „Quelldatei nicht gefunden"
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**Button-Status:**
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||
- **Aktiv:** kein Lauf aktiv UND mindestens 1 Eintrag selektiert
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- **Inaktiv:** Lauf läuft ODER keine Selektion
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### Button „Status zurücksetzen"
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||
**Wann nutzen:** Eine Datei soll später erneut verarbeitet werden, aber nicht sofort – z. B. nach
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Behebung eines externen Fehlers oder planmäßig im nächsten regulären Lauf.
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||
**Was passiert:**
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||
1. Der DB-Status aller selektierten Einträge wird zurückgesetzt
|
||
2. Betroffene Zeilen erhalten die Kennzeichnung **„Zurückgesetzt – wartet auf nächsten Lauf"**
|
||
3. **Kein sofortiger Mini-Lauf**
|
||
4. Beim nächsten regulären Lauf werden diese Dateien automatisch mitgenommen
|
||
|
||
**Fehlerbehandlung (Best-effort):**
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||
- Resets werden pro Eintrag einzeln durchgeführt
|
||
- Erfolgreiche und fehlgeschlagene Resets werden separat gezählt
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||
- Zusammenfassung im Meldungsbereich zeigt:
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- Anzahl ausgewählter Einträge
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||
- Anzahl erfolgreich zurückgesetzt
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||
- Anzahl fehlgeschlagen + betroffene Dateinamen
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||
|
||
**Button-Status:**
|
||
- **Aktiv:** kein Lauf aktiv UND mindestens 1 Eintrag selektiert
|
||
- **Inaktiv:** Lauf läuft ODER keine Selektion
|
||
|
||
### Verhalten während eines Mini-Laufs
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||
|
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- Der **Abbrechen-Button** löst einen Soft-Stop auch für Mini-Läufe aus:
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||
- bereits verarbeitete Einträge behalten ihren neuen Endstatus
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||
- noch nicht gestartete, aber bereits zurückgesetzte Einträge erhalten Status
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||
„Zurückgesetzt – wartet auf nächsten Lauf" und werden beim nächsten regulären Lauf mitgenommen
|
||
- **Tab 1 „Konfiguration" ist während des Mini-Laufs gesperrt**
|
||
- Der **Fortschrittsbalken** zeigt den Fortschritt für die ausgewählte Dateimenge
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||
(Nenner = Anzahl selektierter Dateien)
|
||
- Beide Buttons „Erneut verarbeiten" und „Status zurücksetzen" sind **deaktiviert**
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||
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---
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## 13b. PDF-Vorschau und editierbarer Dateiname im Verarbeitungslauf-Tab
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Nach Abschluss eines Verarbeitungslaufs (oder während laufender Verarbeitung) zeigt
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ein Klick auf eine Zeile in der Ergebnisliste ein Detail-Panel auf der rechten Seite.
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Das Panel enthält drei Bereiche:
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### PDF-Vorschau
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- Zeigt die **Quelldatei** der gewählten Zeile als Vorschau an.
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- **Lazy Rendering:** Seite 1 wird sofort geladen; weitere Seiten werden erst bei
|
||
Bedarf gerendert.
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- **In-Memory-Cache:** Bereits gerenderte Seiten werden pro Zeilenselektion
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||
zwischengespeichert. Bei einem Zeilenwechsel wird der Cache der vorherigen Auswahl
|
||
verworfen.
|
||
- **Seitennavigation:** Über die Schaltflächen **„◀"** und **„▶"** (oder das Mausrad)
|
||
kann seitenweise geblättert werden. Die aktuelle Seitenzahl und Gesamtseitenzahl
|
||
werden angezeigt.
|
||
- **Fit-to-view:** Die Seite wird automatisch an die verfügbare Fläche angepasst
|
||
(preserveRatio=true). Keine Scrollbalken, keine manuelle Zoom-Einstellung.
|
||
- Das Rendering erfolgt direkt über Apache PDFBox bei 120 DPI.
|
||
|
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### KI-Begründung und Fehlertext
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Der mittlere Bereich zeigt das KI-Reasoning des ausgewählten Eintrags.
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Für Einträge mit Status `FAILED_*` wird – sofern kein KI-Reasoning vorliegt –
|
||
stattdessen eine übersetzte Fehlermeldung angezeigt (Präfix `⚠`), zum Beispiel:
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- „PDF enthält keinen lesbaren Text. Möglicherweise handelt es sich um einen Scan
|
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ohne Texterkennung (OCR). Eine automatische Benennung ist nicht möglich."
|
||
- „KI-Dienst: Ungültiger API-Schlüssel. Bitte in den Einstellungen prüfen."
|
||
- „KI-Dienst nicht erreichbar. Bitte Verbindung und Konfiguration prüfen."
|
||
|
||
Für `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED`-Einträge erscheint der Zeitpunkt des letzten
|
||
erfolgreichen Verarbeitungslaufs, sofern er in der Datenbank vorliegt.
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||
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Liegt weder Reasoning noch Fehlermeldung vor, erscheint der Hinweis
|
||
„Für diesen Eintrag liegt kein KI-Reasoning vor.".
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||
### Editierbarer Dateiname
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||
Unterhalb des Reasoning-Bereichs befindet sich ein **editierbares Textfeld** mit
|
||
dem Dateinamen des ausgewählten Eintrags (ohne `.pdf`-Erweiterung; `.pdf` wird als
|
||
nicht editierbares Label daneben angezeigt).
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||
#### Aktivitätszustand je Zeilenstatus
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||
| Zeilenstatus | Textfeld-Verhalten |
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|---|---|
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||
| Kein Eintrag selektiert | Leer, deaktiviert |
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||
| `SUCCESS` | Editierbar; letzter gespeicherter Name vorausgefüllt. Ermöglicht Umbenennung der vorhandenen Zieldatei. |
|
||
| `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED` | Editierbar (sofern historischer Dateiname vorhanden). Ermöglicht Umbenennung der vorhandenen Zieldatei. |
|
||
| `FAILED_RETRYABLE`, `FAILED_PERMANENT`, `SKIPPED_FINAL_FAILURE` | Editierbar; Feld leer. Erlaubt Eingabe eines manuellen Dateinamens für eine direkte Kopie der Quelldatei. |
|
||
| Zurückgesetzt (`⟳`) | Deaktiviert |
|
||
| Lauf aktiv | Vollständig deaktiviert |
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||
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||
Das Feld kann direkt bearbeitet werden. Die Eingabe wird **live validiert**
|
||
(Formatprüfung `YYYY-MM-DD - Titel.pdf`, Titelzeichen, Länge).
|
||
- Fehlerhafte Eingaben werden direkt unter dem Feld als rote Meldung angezeigt.
|
||
- **Speichern:** Der Button **„Übernehmen"** führt die Umbenennung durch – atomare
|
||
Dateisystem- und DB-Transaktion inkl. automatischer Rollback bei Fehler.
|
||
Namenskonflikte im Zielordner werden über ein Dubletten-Suffix aufgelöst.
|
||
- **Zurücksetzen:** Der Button **„Zurücksetzen"** verwirft die Änderungen und stellt
|
||
den zuletzt persistierten Dateinamen wieder her.
|
||
- Wird die Zeile gewechselt oder der Tab verlassen, während ungespeicherte Änderungen
|
||
vorliegen, erscheint ein Schutzdialog mit den Optionen **„Speichern"**, **„Verwerfen"**
|
||
und **„Abbrechen"**.
|
||
- Während eines laufenden Verarbeitungslaufs ist das Dateiname-Feld **gesperrt**.
|
||
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||
---
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## 13c. Summary-Banner nach Laufabschluss
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||
Nach Abschluss eines Verarbeitungslaufs erscheint unterhalb des Fortschrittsbalkens und
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oberhalb der Ergebnistabelle ein einzeiliges **Summary-Banner** (`BatchRunSummaryBanner`).
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Es zeigt auf einen Blick, wie viele Dateien in welche Kategorie gefallen sind.
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||
**Beispiel:**
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```
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✓ 14 erfolgreich · ↻ 1 wird wiederholt · × 2 fehlgeschlagen · ≡ 3 übersprungen · ⊘ 1 endgültig übersprungen
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```
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|
||
**Regeln:**
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||
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||
- Nur Kategorien mit Anzahl größer als 0 werden angezeigt.
|
||
- Bei einem vollständig sauberen Lauf erscheint nur die Erfolgskategorie,
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||
z. B. `✓ 17 erfolgreich`.
|
||
- Jedes Segment enthält Icon und Text – Farbe ist niemals das einzige Unterscheidungsmerkmal.
|
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- Das Banner verschwindet automatisch, wenn der nächste Lauf gestartet wird.
|
||
- Das Banner erscheint **nicht** beim Anwendungsstart oder bei einem Tab-Wechsel
|
||
ohne vorherigen Lauf.
|
||
|
||
**Kategorien:**
|
||
|
||
| Icon | Text | Entsprechender Status |
|
||
|------|------|-----------------------|
|
||
| `✓` | erfolgreich | `SUCCESS` |
|
||
| `↻` | wird wiederholt | `FAILED_RETRYABLE` |
|
||
| `×` | fehlgeschlagen | `FAILED_FINAL` |
|
||
| `≡` | übersprungen | `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED` |
|
||
| `⊘` | endgültig übersprungen | `SKIPPED_FINAL_FAILURE` |
|
||
|
||
Die Zwischenstatus `READY_FOR_AI`, `PROPOSAL_READY` und `PROCESSING` werden im Banner
|
||
nicht gezählt – sie treten nach Laufabschluss nicht mehr auf.
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## 14. Bekannte Einschränkungen
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| Einschränkung | Erläuterung |
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|---|---|
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| Kein Kosten-Tracking | Token-/Preisberechnungen sind für spätere Ausbaustufen vorbehalten |
|
||
| Keine Erkennung externer Änderungen | Wird die `.properties`-Datei während einer GUI-Sitzung von außen geändert, erkennt die GUI dies nicht. Die GUI arbeitet weiterhin auf dem zuletzt geladenen Stand |
|
||
| Keine Koordination mit parallelen headless Läufen | Ein gleichzeitiger externer headless Lauf wird nicht technisch geblockt. Schreibkonflikte sind nicht ausgeschlossen, wenn dieselbe `.properties`-Datei parallel genutzt wird |
|
||
| GUI nur für Windows | Die GUI wird offiziell nur unter Windows unterstützt; der headless Betrieb ist für Windows Server geeignet |
|
||
| Ergebnisliste nicht persistent | Die Ergebnisliste im Verarbeitungslauf-Tab existiert nur für den aktuellen Programmstart; nach Neustart ist die Liste leer. Die dauerhaften Ergebnisse sind im Verlauf-Tab (Abschnitt 16) einsehbar. |
|
||
| Einzelinstanz-Schutz | Wird die Anwendung ein zweites Mal gestartet, während bereits eine Instanz läuft (auch wenn diese im System-Tray minimiert ist), beendet sich die neue Instanz sofort ohne Hinweisfenster |
|
||
| Prompt-Editor: kein automatisches Reload | Wird die Prompt-Datei während einer Bearbeitung extern geändert, erkennt die GUI dies nicht. Beim Speichern gilt Last-write-wins. |
|
||
|
||
---
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||
## 15. System-Tray
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||
Wird das Hauptfenster über das Schließen-Symbol (oder Alt+F4) geschlossen, ohne dass
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ungespeicherte Änderungen oder ein aktiver Verarbeitungslauf vorliegen, **minimiert
|
||
sich die Anwendung in den Windows System-Tray** statt sich zu beenden. Das Fenster
|
||
bleibt im Hintergrund aktiv und ist über das Tray-Icon wieder erreichbar.
|
||
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||
### 15.1 Tray-Icon-Menü
|
||
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||
Ein **Rechtsklick** auf das Tray-Icon öffnet ein Kontextmenü:
|
||
|
||
| Eintrag | Wirkung |
|
||
|---------|---------|
|
||
| **Öffnen** | Bringt das Hauptfenster in den Vordergrund |
|
||
| **Beenden** | Beendet die Anwendung vollständig |
|
||
|
||
Ein **Doppelklick** auf das Tray-Icon hat denselben Effekt wie „Öffnen".
|
||
|
||
### 15.2 Sonderfälle beim Schließen
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||
| Situation | Verhalten |
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|---|---|
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||
| Ungespeicherte Änderungen | Schutzdialog erscheint zuerst (Speichern / Verwerfen / Abbrechen); erst nach Auflösung wird in den Tray minimiert |
|
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| Aktiver Verarbeitungslauf | Hinweisdialog erscheint (Abschnitt 13); nach Soft-Stop oder Abschluss kann in den Tray minimiert werden |
|
||
| System-Tray nicht verfügbar | Fenster wird beim Schließen wie ohne Tray-Support behandelt; der Schutzdialog für ungespeicherte Änderungen bleibt aktiv |
|
||
|
||
---
|
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|
||
## 16. Tab „Verlauf" (Historien-Tab)
|
||
|
||
Der dritte Tab **„Verlauf"** zeigt alle jemals verarbeiteten Dokumente mit Status,
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||
Dateinamen und Verarbeitungsdetails. Die Daten stammen direkt aus der SQLite-Datenbank,
|
||
die in der geladenen Konfiguration angegeben ist.
|
||
|
||
### Layout
|
||
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||
Das Tab ist zweigeteilt:
|
||
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||
- **Linke Hälfte (~55%):** Dokumentenliste mit Filter-Bereich oben
|
||
- **Rechte Hälfte (~45%):** Detailbereich zum ausgewählten Dokument
|
||
|
||
### Dokumentenliste
|
||
|
||
Die Tabelle zeigt folgende Spalten:
|
||
|
||
| Spalte | Inhalt |
|
||
|--------|--------|
|
||
| Status-Icon | Symbol und Farbe gemäß Status-Mapping-Tabelle (Abschnitt 19) |
|
||
| Quelldateiname | Ursprünglicher Dateiname der PDF-Datei |
|
||
| Zieldateiname | Zuletzt vergebener Dateiname nach Umbenennung |
|
||
| Quellpfad | Letzter bekannter Quellordner |
|
||
| Letzter Versuch | Zeitpunkt der letzten Statusänderung |
|
||
| Anzahl Versuche | Gesamtzahl aller Verarbeitungsversuche |
|
||
|
||
**Sortierung:** Standardmäßig absteigend nach dem letzten Versuch (neueste zuerst).
|
||
|
||
**Hinweise zur Anzeige:**
|
||
- Lange Dateinamen und Pfade werden in der Tabelle abgekürzt (Ellipsis). Der vollständige
|
||
Text erscheint im Tooltip beim Hover.
|
||
- Bei mehr als 500 Treffern erscheint der Hinweis „Weitere Einträge vorhanden – Filter
|
||
verwenden". Es werden dann nur die 500 neuesten Einträge angezeigt.
|
||
- Bei leerer Datenbank erscheint der Text „Noch keine Verarbeitungen vorhanden."
|
||
|
||
### Filter
|
||
|
||
Über dem Tab befinden sich drei Bedienelemente:
|
||
|
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- **Freitextsuche** – filtert über Quelldateiname und Zieldateiname, case-insensitiv
|
||
- **Status-Filter** – ComboBox zur Auswahl eines bestimmten Status oder „Alle"
|
||
- **„Aktualisieren"** – lädt die Liste neu aus der Datenbank (kein automatisches Echtzeit-Tailing)
|
||
|
||
Die Suche erfolgt datenbanksseitig; Sonderzeichen in der Sucheingabe werden korrekt behandelt.
|
||
|
||
### Detailbereich
|
||
|
||
Ein Klick auf eine Zeile öffnet im rechten Bereich drei Informationsblöcke:
|
||
|
||
**Dokument-Info:**
|
||
- Fingerprint (12 Zeichen des SHA-256-Hash)
|
||
- Quelldateiname und Quellpfad
|
||
- Status (Icon + Text)
|
||
- Erstellt am / Aktualisiert am
|
||
|
||
**Versuche-Tabelle:** Alle bisher protokollierten Verarbeitungsversuche:
|
||
|
||
| Spalte | Inhalt |
|
||
|--------|--------|
|
||
| # | Versuchsnummer |
|
||
| Datum | Endzeitpunkt des Versuchs |
|
||
| Status | Ergebnisstatus des Versuchs |
|
||
| Provider | Verwendeter KI-Provider |
|
||
| Modell | Verwendetes Sprachmodell |
|
||
| Vorgeschlagener Name | Vom Versuch erzeugter Zieldateiname |
|
||
|
||
**KI-Begründung:** Das `ai_reasoning` des ausgewählten Versuchs als nicht editierbarer Text.
|
||
|
||
### Aktionen
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||
|
||
Unterhalb der Dokumentenliste stehen zwei Aktionen zur Verfügung:
|
||
|
||
**„Status zurücksetzen"**
|
||
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||
Setzt den Status des ausgewählten Dokuments auf „Wartet auf Verarbeitung" zurück,
|
||
sodass es beim nächsten Verarbeitungslauf automatisch erneut verarbeitet wird.
|
||
Die Versuchshistorie bleibt vollständig erhalten – kein Versuch wird gelöscht.
|
||
Vor der Aktion erscheint ein Bestätigungsdialog.
|
||
|
||
Wann sinnvoll: wenn die Ursache eines Fehlers behoben wurde (z. B. OCR nachträglich
|
||
durchgeführt, Passwortschutz entfernt) und das Dokument erneut verarbeitet werden soll.
|
||
|
||
**„Eintrag löschen"**
|
||
|
||
Löscht den Stammsatz und alle Verarbeitungsversuche des ausgewählten Dokuments
|
||
vollständig aus der Datenbank. Diese Aktion ist **nicht rückgängig zu machen**.
|
||
Vor der Aktion erscheint ein Bestätigungsdialog mit einem ausdrücklichen Hinweis
|
||
auf die Unwiderruflichkeit.
|
||
|
||
**Hinweis:** Beide Aktionen sind während eines laufenden Verarbeitungslaufs deaktiviert.
|
||
Ein Hinweis „Aktion während Verarbeitungslauf nicht möglich." wird angezeigt.
|
||
|
||
---
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||
|
||
## 17. Tab „Prompt" (Prompt-Editor)
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||
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||
Der vierte Tab **„Prompt"** ermöglicht das Lesen, Bearbeiten und Speichern der
|
||
KI-Prompt-Datei direkt in der GUI – ohne externen Editor.
|
||
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||
### Inhalt und Bedienung
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||
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||
Die TextArea zeigt den aktuellen Inhalt der in der Konfiguration eingetragenen
|
||
Prompt-Datei. Der Inhalt ist vollständig editierbar.
|
||
|
||
**Buttons:**
|
||
|
||
- **„Speichern"** – schreibt den aktuellen Inhalt atomar in die Prompt-Datei
|
||
(Temp-Datei im selben Verzeichnis, dann atomarer Austausch). Encoding: UTF-8;
|
||
Zeilenenden werden unverändert übernommen. Bei einem Fehler erscheint eine
|
||
Fehlermeldung im Tab; es gibt keinen stillen Fallback.
|
||
- **„Auf Standard zurücksetzen"** – füllt die TextArea mit dem eingebauten
|
||
Standard-Template, ohne die Datei sofort zu speichern. Erst ein anschließendes
|
||
„Speichern" schreibt die Änderung auf den Datenträger.
|
||
|
||
**Dirty State:**
|
||
|
||
Sobald der TextArea-Inhalt vom gespeicherten Stand abweicht, erscheint ein
|
||
Asterisk im Tab-Titel: **„Prompt \*"**. Wird der Tab gewechselt oder die
|
||
Anwendung geschlossen, während ungespeicherte Änderungen vorliegen, erscheint
|
||
ein Bestätigungsdialog mit der Frage „Änderungen verwerfen?".
|
||
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||
### Fehlende Prompt-Datei
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||
|
||
Ist keine Prompt-Datei konfiguriert oder existiert die konfigurierte Datei nicht,
|
||
zeigt der Tab einen Hinweistext und den Button **„Standard-Prompt erstellen"**.
|
||
Ein Klick legt eine Prompt-Datei mit dem deutschen Standard-Template an
|
||
(standardmäßig im selben Ordner wie die geladene `.properties`-Datei).
|
||
|
||
### Hinweise
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||
|
||
- Das Tab lädt den Dateiinhalt automatisch, wenn es geöffnet wird (Hintergrund-Thread).
|
||
- Wird die Datei während einer Bearbeitung extern geändert, erkennt die GUI dies nicht.
|
||
Beim Speichern gilt Last-write-wins.
|
||
- Für den Betrieb über MSI oder Task Scheduler wird empfohlen, den Prompt-Pfad
|
||
in der Konfiguration als absoluten Pfad anzugeben, um vom jeweiligen Arbeitsverzeichnis
|
||
unabhängig zu sein.
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 18. Statuszeile
|
||
|
||
Am unteren Rand des Hauptfensters ist permanent eine **Statuszeile** (`GuiStatusBar`)
|
||
sichtbar. Sie ist auf allen Tabs sichtbar und zeigt drei Segmente:
|
||
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| Position | Inhalt | Beispiel |
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||
|----------|--------|---------|
|
||
| Links | Anwendungsversion | `V3.0.42` |
|
||
| Mitte | Aktiver Provider und Modell | `Provider: Claude · claude-opus-4-7` |
|
||
| Rechts | Pfad der geladenen Konfigurationsdatei | `config/application.properties` |
|
||
|
||
**Besonderheiten:**
|
||
|
||
- Die Versionsangabe wird aus der JAR-Manifest-Datei gelesen. Beim Start aus einer IDE
|
||
ohne gepacktes JAR erscheint der Fallback `Vdev`.
|
||
- Ist keine Konfiguration geladen, zeigen Mitte und Rechts den Text „Kein Profil geladen".
|
||
- Die Statuszeile aktualisiert sich automatisch beim Laden, Speichern und Schließen
|
||
einer Konfigurationsdatei.
|
||
|
||
---
|
||
|
||
## 19. Fehlerstatus – Bedeutung und Unterscheidung
|
||
|
||
Zwei Fehlerstatus werden in der GUI klar unterschieden. Die Unterscheidung ist wichtig,
|
||
um zu entscheiden, ob eine erneute Verarbeitung sinnvoll ist.
|
||
|
||
### `↻` Wird wiederholt (orange) – `FAILED_RETRYABLE`
|
||
|
||
Das Dokument konnte vorübergehend nicht verarbeitet werden. Der Fehler ist
|
||
wahrscheinlich technischer Natur und kann sich bei einem späteren Versuch
|
||
von selbst auflösen.
|
||
|
||
**Typische Ursachen:** Netzwerkfehler, Timeout beim KI-Dienst, vorübergehende
|
||
Nicht-Erreichbarkeit.
|
||
|
||
**Was passiert:** Das Dokument wird beim nächsten regulären Verarbeitungslauf
|
||
**automatisch erneut versucht** – kein manuelles Eingreifen notwendig.
|
||
|
||
### `×` Fehlgeschlagen (rot) – `FAILED_FINAL`
|
||
|
||
Das Dokument ist dauerhaft nicht verarbeitbar. Automatische Wiederholversuche
|
||
werden nicht mehr unternommen.
|
||
|
||
**Typische Ursachen:**
|
||
- Kein lesbarer Text (z. B. eingescanntes Foto ohne OCR-Verarbeitung)
|
||
- Passwortgeschützte PDF
|
||
- Beschädigte oder unlesbare Datei
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**Was passiert:** Das Dokument wird in späteren Läufen übersprungen.
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**Mögliche Abhilfe:** Wenn die Ursache behoben wurde (z. B. OCR wurde nachträglich
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durchgeführt), kann der Status im **Verlauf-Tab** (Abschnitt 16) manuell zurückgesetzt
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werden. Das Dokument wird dann beim nächsten Lauf erneut verarbeitet. Alternativ kann
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der Eintrag vollständig gelöscht werden, damit die Datei als neu erkannt wird.
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### Vollständige Status-Mapping-Tabelle
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| Status | Icon | Farbe | Tooltip-Text | Summary-Kategorie |
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|--------|------|-------|-------------|-------------------|
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| `SUCCESS` | `✓` | Grün | „Erfolgreich verarbeitet und umbenannt." | erfolgreich |
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| `FAILED_RETRYABLE` | `↻` | Orange | „Temporärer Fehler – wird beim nächsten Lauf automatisch erneut versucht." | wird wiederholt |
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| `FAILED_FINAL` | `×` | Rot | „Dauerhaft nicht verarbeitbar – z. B. kein Textinhalt (Foto-PDF), Passwortschutz oder beschädigte Datei. Kein weiterer automatischer Versuch." | fehlgeschlagen |
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| `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED` | `≡` | Grau | „Übersprungen – wurde bereits in einem früheren Lauf erfolgreich verarbeitet." | übersprungen |
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| `SKIPPED_FINAL_FAILURE` | `⊘` | Dunkelgrau | „Endgültig übersprungen nach wiederholten Fehlern." | endgültig übersprungen |
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| `READY_FOR_AI` | `⟳` | Blau | „Wartet auf Verarbeitung." | – |
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| `PROPOSAL_READY` | `◇` | Hellblau | „KI-Vorschlag liegt vor, wartet auf Bestätigung." | – |
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| `PROCESSING` | `▶` | Hellgrau | „Wird gerade verarbeitet." | – |
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**Wichtig:** Farbe ist niemals das einzige Unterscheidungsmerkmal. Icon und Tooltip-Text
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beschreiben den Status auch ohne Farbwahrnehmung eindeutig.
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## 20. Tooltips
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Auf den meisten interaktiven Elementen der GUI sind Tooltips gesetzt, die beim Hover über
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ein Element erscheinen. Sie erklären kurz den Zweck des Elements.
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Tooltips sind unter anderem vorhanden auf:
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- **Konfigurationsfeldern** – Quellordner, Zielordner, SQLite-Datei, Prompt-Datei,
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Provider-ComboBox, Modell-Feld, `max.text.characters`, `max.pages`, `max.title.length`
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- **Toolbar-Buttons** – Neu, Öffnen, Speichern, Speichern unter, Validieren,
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Technische Tests ausführen
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- **Status-Icons** im Verarbeitungslauf-Tab – Text gemäß Status-Mapping-Tabelle
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(Abschnitt 19)
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- **Buttons „Dateiname übernehmen"** und **„Zurücksetzen auf KI-Vorschlag"** im
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Dateiname-Editor (Abschnitt 13b)
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Der Tooltip erscheint nach einer kurzen Verzögerung beim Verweilen mit der Maus
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über dem jeweiligen Element.
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