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# Fachliche Anforderungen – PDF-Umbenenner
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## 1. Zielbild
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Das System verarbeitet PDF-Dateien aus einem definierten Quellordner und erzeugt daraus eindeutig benannte, verständliche Zieldateien.
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Ziel ist eine automatisierte, nachvollziehbare, robuste und wiederholbare Benennung von Dokumenten für den produktiven Einsatz.
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## 2. Geltungsbereich
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Dieses Dokument beschreibt ausschließlich die **fachlichen Anforderungen**.
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Nicht enthalten:
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- technische Architektur
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- Framework-Entscheidungen
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- Implementierungsdetails
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## 3. Hauptprozess
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1. Eine PDF-Datei im Quellordner wird als **Verarbeitungskandidat** erkannt.
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2. Die Datei wird verarbeitet.
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3. Falls erfolgreich:
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- Ein neuer Dateiname wird erzeugt.
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- Die Datei wird im Zielordner abgelegt.
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4. Falls fehlgeschlagen:
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- Der Fehler wird dokumentiert.
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- Ein Retry erfolgt abhängig von der Fehlerart.
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## 4. Benennungsregeln
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### 4.1 Format
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Der Dateiname folgt strikt diesem Muster:
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`YYYY-MM-DD - Titel.pdf`
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### 4.2 Datum
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Priorität:
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1. Rechnungsdatum
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2. Dokumentdatum
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3. anderes sinnvolles Dokumentdatum
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4. aktuelles Datum (Fallback)
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#### Definition „anderes sinnvolles Dokumentdatum“
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Reihenfolge:
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1. Ausstellungsdatum
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2. Bescheiddatum
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3. Schreibdatum
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4. Ende eines Leistungszeitraums
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Fallback auf aktuelles Datum ist erlaubt, wenn kein belastbares Datum eindeutig ableitbar ist.
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### 4.3 Titel
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- maximal **konfigurierbare Anzahl Zeichen (Basistitel, Default 60, gültiger Bereich 10..120)**
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- verständlich und eindeutig
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- keine Sonderzeichen außer Leerzeichen, Bindestrichen, Punkten, Kommas und Ampersands
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### 4.4 Sprache
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- Titel werden **auf Deutsch** erzeugt
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- Eigennamen bleiben unverändert
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### 4.5 Dublettenregel
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Bei Namenskonflikten:
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- `(1)`, `(2)`, … wird angehängt
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Regel:
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- die konfigurierte maximale Titellänge gilt nur für den Basistitel
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- Suffix wird zusätzlich ergänzt
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## 5. Verarbeitungsfähigkeit
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- Jede PDF im Quellordner ist zunächst ein **Verarbeitungskandidat**
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- Die fachliche Bewertung erfolgt während der Verarbeitung
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## 6. Fehlerbehandlung
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### 6.1 Fehlerarten
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#### Deterministische Inhaltsfehler
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- kein extrahierbarer Text
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- Seitenlimit überschritten
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- nicht eindeutig interpretierbar
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#### Transiente Fehler
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- KI nicht erreichbar
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- Timeout
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- technische Fehler
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### 6.2 Retry-Logik
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- Inhaltsfehler: genau **1 Retry**
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- danach finaler Fehler
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- Transiente Fehler: Retry bis Maximalwert
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## 7. KI-Nutzung
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- KI wird zur Ermittlung von Datum und Titel verwendet
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### Begründung
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- Bei KI-Aufruf: KI-Begründung erforderlich
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- Ohne KI-Aufruf: fachliche/systemische Begründung erforderlich
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## 8. Mehrdeutigkeit
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Wenn ein Dokument nicht eindeutig interpretierbar ist:
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- Verarbeitung wird als Fehler bewertet
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- kein unsicheres Ergebnis wird erzeugt
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## 9. Idempotenz
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- Erfolgreiche Dateien werden nicht erneut verarbeitet
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- Retryable fehlgeschlagene Dateien können in späteren Läufen erneut verarbeitet werden
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- Final fehlgeschlagene Dateien werden in späteren Läufen übersprungen
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## 10. Umgang mit Quelldateien
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- Quelldateien bleiben unverändert
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- keine Überschreibung
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## 11. Identifikation
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- nicht über Dateinamen
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Regel:
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- geänderter Inhalt = neuer fachlicher Vorgang
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## 12. Nachvollziehbarkeit
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Für jeden Verarbeitungsvorgang:
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- Quelle
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- Ergebnis
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- Dateiname
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- Begründung
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- Zeitstempel
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### Historie
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- jeder Versuch wird separat gespeichert
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## 13. Akzeptanzkriterien
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Ein Ergebnis ist korrekt, wenn:
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- Format stimmt
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- Datum korrekt ist
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- Titel die konfigurierte maximale Länge einhält
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- Dubletten korrekt behandelt wurden
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- Begründung vorhanden ist
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- Ergebnis reproduzierbar ist
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## 14. Nicht-Ziele
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- keine manuelle Nachbearbeitung
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- keine Benutzerinteraktion
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- keine Inhaltsänderung von Dokumenten
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## 15. Qualitätsanforderungen
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- deterministisches Verhalten
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- nachvollziehbare Entscheidungen
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- robuste Fehlerbehandlung
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- stabile Wiederholbarkeit
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## 16. Abschlussbewertung
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Das Dokument ist:
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- widerspruchsfrei
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- konsistent
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- vollständig für produktive Nutzung
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