Doku: R4 Dokumentations-Review umgesetzt

Co-Authored-By: Claude Sonnet 4.6 <noreply@anthropic.com>

docs/gui-bedienanleitung.md

@@ -18,8 +18,8 @@ Die GUI gliedert sich in zwei feste Tabs:
 Weiterhin **nicht** enthalten sind ein Historien-Tab, eine Datenbankansicht und ein
 Kosten-Tracking — diese Ausbauten sind für spätere Stufen vorbehalten.
 
-Der headless Batch-/Scheduler-Betrieb über `--headless` bleibt der einzige Weg,
-PDF-Dateien automatisiert zu verarbeiten.
+Für unbeaufsichtigte, geplante Läufe (z. B. Windows Task Scheduler) bleibt
+`--headless` der empfohlene Weg.
 
 ---
 
@@ -468,13 +468,25 @@ in den Lauf ein. Vor dem Start muss die Konfiguration daher gespeichert sein.
 - Nach jeder abgeschlossenen Datei erscheint ohne manuellen Refresh eine neue Zeile mit
   den fünf Spalten **Status-Icon**, **Originaldateiname**, **Neuer Dateiname**, **Datum**
   und **Dauer**.
-- Für Fehler- und Übersprungen-Fälle wird bei den Spalten „Neuer Dateiname" und „Datum"
-  ein Gedankenstrich `—` eingetragen.
-- Die Status-Icons folgen: ✅ erfolgreich, ⚠️ fehlgeschlagen (retryable),
-  ❌ fehlgeschlagen (permanent), ⏭️ übersprungen.
-- Ein Klick auf eine Zeile zeigt die KI-Begründung im Seitenbereich. Liegt keine
-  Begründung vor, erscheint der Hinweistext „Für diesen Eintrag liegt kein KI-Reasoning
-  vor.".
+- Für `FAILED_*`-Zeilen und `SKIPPED_FINAL_FAILURE`-Zeilen wird in den Spalten
+  „Neuer Dateiname" und „Datum" ein Gedankenstrich `—` eingetragen.
+  `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED`-Zeilen zeigen in der Spalte „Neuer Dateiname" den
+  historischen Zieldateinamen aus dem letzten erfolgreichen Lauf; „Datum" bleibt `—`.
+- Status-Icons (Unicode-Zeichen mit Farbe):
+
+  | Symbol | Farbe | Bedeutung |
+  |--------|-------|-----------|
+  | `✓` | Grün | Erfolgreich |
+  | `↻` | Orange | Fehlgeschlagen (wiederholbar) |
+  | `×` | Rot | Fehlgeschlagen (permanent) |
+  | `≡` | Blau | Übersprungen (bereits erfolgreich verarbeitet) |
+  | `⊘` | Grau | Übersprungen (endgültig fehlgeschlagen) |
+  | `⟳` | Grau | Zurückgesetzt – wartet auf nächsten Lauf |
+
+- Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Detailbereich rechts. Für `FAILED_*`-Einträge
+  zeigt der Detailbereich eine übersetzte Fehlermeldung (Präfix `⚠`) anstelle des
+  KI-Reasonings. Liegt weder Reasoning noch Fehlermeldung vor, erscheint der
+  Hinweistext „Für diesen Eintrag liegt kein KI-Reasoning vor.".
 - Nach Laufende erscheint die Zusammenfassung `X erfolgreich, Y fehlgeschlagen,
   Z übersprungen` im Meldungs- und Zusammenfassungsbereich.
 
@@ -604,18 +616,43 @@ Das Panel enthält drei Bereiche:
   (preserveRatio=true). Keine Scrollbalken, keine manuelle Zoom-Einstellung.
 - Das Rendering erfolgt direkt über Apache PDFBox bei 120 DPI.
 
-### KI-Begründung
+### KI-Begründung und Fehlertext
 
-Der mittlere Bereich zeigt das KI-Reasoning des ausgewählten Eintrags. Liegt kein
-Reasoning vor (z. B. bei Übersprungen-Einträgen), erscheint der Hinweis
+Der mittlere Bereich zeigt das KI-Reasoning des ausgewählten Eintrags.
+
+Für Einträge mit Status `FAILED_*` wird – sofern kein KI-Reasoning vorliegt –
+stattdessen eine übersetzte Fehlermeldung angezeigt (Präfix `⚠`), zum Beispiel:
+
+- „PDF enthält keinen lesbaren Text. Möglicherweise handelt es sich um einen Scan
+  ohne Texterkennung (OCR). Eine automatische Benennung ist nicht möglich."
+- „KI-Dienst: Ungültiger API-Schlüssel. Bitte in den Einstellungen prüfen."
+- „KI-Dienst nicht erreichbar. Bitte Verbindung und Konfiguration prüfen."
+
+Für `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED`-Einträge erscheint der Zeitpunkt des letzten
+erfolgreichen Verarbeitungslaufs, sofern er in der Datenbank vorliegt.
+
+Liegt weder Reasoning noch Fehlermeldung vor, erscheint der Hinweis
 „Für diesen Eintrag liegt kein KI-Reasoning vor.".
 
 ### Editierbarer Dateiname
 
-- Unterhalb des Reasoning-Bereichs befindet sich ein **editierbares Textfeld** mit
-  dem aktuellen Dateinamen des Eintrags.
-- Das Feld kann direkt bearbeitet werden. Die Eingabe wird **live validiert**
-  (Formatprüfung `YYYY-MM-DD - Titel.pdf`, Titelzeichen, Länge).
+Unterhalb des Reasoning-Bereichs befindet sich ein **editierbares Textfeld** mit
+dem Dateinamen des ausgewählten Eintrags (ohne `.pdf`-Erweiterung; `.pdf` wird als
+nicht editierbares Label daneben angezeigt).
+
+#### Aktivitätszustand je Zeilenstatus
+
+| Zeilenstatus | Textfeld-Verhalten |
+|---|---|
+| Kein Eintrag selektiert | Leer, deaktiviert |
+| `SUCCESS` | Editierbar; letzter gespeicherter Name vorausgefüllt. Ermöglicht Umbenennung der vorhandenen Zieldatei. |
+| `SKIPPED_ALREADY_PROCESSED` | Editierbar (sofern historischer Dateiname vorhanden). Ermöglicht Umbenennung der vorhandenen Zieldatei. |
+| `FAILED_RETRYABLE`, `FAILED_PERMANENT`, `SKIPPED_FINAL_FAILURE` | Editierbar; Feld leer. Erlaubt Eingabe eines manuellen Dateinamens für eine direkte Kopie der Quelldatei. |
+| Zurückgesetzt (`⟳`) | Deaktiviert |
+| Lauf aktiv | Vollständig deaktiviert |
+
+Das Feld kann direkt bearbeitet werden. Die Eingabe wird **live validiert**
+(Formatprüfung `YYYY-MM-DD - Titel.pdf`, Titelzeichen, Länge).
 - Fehlerhafte Eingaben werden direkt unter dem Feld als rote Meldung angezeigt.
 - **Speichern:** Der Button **„Übernehmen"** führt die Umbenennung durch – atomare
   Dateisystem- und DB-Transaktion inkl. automatischer Rollback bei Fehler.
@@ -639,3 +676,32 @@ Reasoning vor (z. B. bei Übersprungen-Einträgen), erscheint der Hinweis
 | Keine Koordination mit parallelen headless Läufen | Ein gleichzeitiger externer headless Lauf wird nicht technisch geblockt. Schreibkonflikte sind nicht ausgeschlossen, wenn dieselbe `.properties`-Datei parallel genutzt wird |
 | GUI nur für Windows | Die GUI wird offiziell nur unter Windows unterstützt; der headless Betrieb ist für Windows Server geeignet |
 | Ergebnisliste nicht persistent | Die Ergebnisliste im Verarbeitungslauf-Tab existiert nur für den aktuellen Programmstart; nach Neustart ist die Liste leer |
+| Einzelinstanz-Schutz | Wird die Anwendung ein zweites Mal gestartet, während bereits eine Instanz läuft (auch wenn diese im System-Tray minimiert ist), beendet sich die neue Instanz sofort ohne Hinweisfenster |
+
+---
+
+## 15. System-Tray
+
+Wird das Hauptfenster über das Schließen-Symbol (oder Alt+F4) geschlossen, ohne dass
+ungespeicherte Änderungen oder ein aktiver Verarbeitungslauf vorliegen, **minimiert
+sich die Anwendung in den Windows System-Tray** statt sich zu beenden. Das Fenster
+bleibt im Hintergrund aktiv und ist über das Tray-Icon wieder erreichbar.
+
+### 15.1 Tray-Icon-Menü
+
+Ein **Rechtsklick** auf das Tray-Icon öffnet ein Kontextmenü:
+
+| Eintrag | Wirkung |
+|---------|---------|
+| **Öffnen** | Bringt das Hauptfenster in den Vordergrund |
+| **Beenden** | Beendet die Anwendung vollständig |
+
+Ein **Doppelklick** auf das Tray-Icon hat denselben Effekt wie „Öffnen".
+
+### 15.2 Sonderfälle beim Schließen
+
+| Situation | Verhalten |
+|---|---|
+| Ungespeicherte Änderungen | Schutzdialog erscheint zuerst (Speichern / Verwerfen / Abbrechen); erst nach Auflösung wird in den Tray minimiert |
+| Aktiver Verarbeitungslauf | Hinweisdialog erscheint (Abschnitt 13); nach Soft-Stop oder Abschluss kann in den Tray minimiert werden |
+| System-Tray nicht verfügbar | Fenster wird beim Schließen wie ohne Tray-Support behandelt; der Schutzdialog für ungespeicherte Änderungen bleibt aktiv |